Controle de frota: passo a passo para uma gestão eficiente

Se você precisa de razões para se dedicar ao controle de frota, pense em algumas palavras-chave para sua empresa.

Nessa reflexão, inclua na lista: custos, eficiência, satisfação do cliente e dos profissionais, prazos e segurança.

Começa a fazer sentido, não é?

Mas como fazer esse controle da forma certa?

Essa é uma preocupação comum, afinal, para quem precisa gerenciar uma frota, são muitas as variáveis e necessidades a considerar.

Não importa se a sua empresa tem veículos próprios ou se utiliza os serviços de uma companhia terceirizada.

A verdade é que ter o controle da operação é uma tarefa que exige mais do que apenas fazer anotações em uma caderneta ou planilha de controle no Excel.

Mas temos uma boa notícia: graças à tecnologia, já existem softwares capazes de cuidar das diversas etapas da gestão de frota.

Neste texto, você vai saber mais sobre eles, como funcionam e que tipo de benefícios podem trazer à sua empresa.

Siga acompanhando!

Índice:

• O que é uma frota?

• O que fazer para ter controle da frota?

• 6 dicas práticas para controle de frota

• 3 Dicas bônus para o controle de frotas de caminhões

• Passo a passo para montar uma planilha de controle de frota

• Conclusão

O que é uma frota?

Quem olha no dicionário, pode compreender rapidamente: frota é a palavra utilizada para designar um coletivo de veículos – sejam eles caminhões, ônibus, carros ou qualquer outro tipo.

Isso significa que, não importa o tamanho da sua operação, tenha a sua empresa poucas ou muitas unidades na frota, um software de controle pode ajudar a melhorar seu serviço e as entregas aos clientes.

Mais à frente, vamos trazer mais detalhes sobre essa tecnologia.

Antes, porém, vale entender a importância do controle de frota.

O que fazer para ter controle da frota?

Logo na abertura do texto, a gente alertou que o controle de frota é uma atividade com certa complexidade, mas que a tecnologia dá uma mãozinha para tornar tudo mais fácil.

É nesse contexto que se insere o software como apoio à gestão de seus veículos.

Equipado com um programa desse tipo, o gestor de frota pode extrair diversos dados importantes.

O primeiro é bastante simples: compreender se o número de veículos utilizado é suficiente para a quantidade de demandas que a empresa precisa realizar.

Ferramentas como um roteirizador, que traça rotas mais eficientes para as viagens de um veículo ao longo do dia, podem determinar se há caminhões ou carros sobrando na frota, por exemplo.

Além disso, o software de controle da frota pode ajudar a compreender os gastos que a empresa vem realizando com combustível e manutenção.

Nesse sentido, os sistemas de telemetria veicular presentes nesses softwares, que captam dados sobre o desempenho do veículo, podem ajudar a fazer trocas de peças em intervalos mais razoáveis e, assim, melhorar o desempenho do veículo.

Pneus são um bom exemplo: é o tipo de componente que deve ser trocado de tempos em tempos e, se não for assim, pode comprometer rapidamente a segurança da operação.

Outra funcionalidade importante é entender o comportamento dos motoristas.

Com o software, é possível avaliar sua conduta na estrada e, se necessário, executar campanhas de boa conduta ao volante – o que pode aumentar a eficiência da operação e reduzir custos e riscos de sinistralidade.

Isso, claro, sem falar na possibilidade de estabelecer metas para o futuro.

Com o tempo, é possível analisar o desempenho da frota e ir ajustando planos para otimizar os gastos ou reduzir a demora para realizar uma entrega, por exemplo.

Embora o custo seja sempre um componente importante, prefira softwares pagos a gratuitos.

Em primeiro lugar, porque são mais completos e, por isso, resolvem a sua necessidade de controle de frota, seja ela qual for.

Em segundo, porque a tecnologia vai lidar com informações estratégicas para a operação da sua empresa, o que exige utilizar soluções altamente confiáveis.

Nesse sentido, uma boa prática é aproveitar o período de experimentação grátis da ferramenta para comprovar seus benefícios ao gerenciar uma frota.

O que é um analista de frota?

Analista de frota ou gestor de frota é o nome dado ao profissional responsável por controlar os veículos e, a partir dos dados das viagens, extrair análises e metas para melhorar a operação.

É um cargo normalmente ocupado por quem tem experiência na área de Administração.

Seu perfil costuma agregar competências como organização, raciocínio lógico e capacidade de fazer planejamento e de motivar a equipe.

Essas duas últimas habilidades são especialmente importantes, uma vez que complementam o bom uso da tecnologia.

Há ainda cursos de especialização nessa área – muitas vezes oferecidos por especialistas em logística – que podem auxiliar quem planeja seguir carreira no setor.

Quais são as funções de um controlador de frota

Gerir uma frota é uma tremenda responsabilidade.

Cabe ao gestor dessa área desenvolver competências multidisciplinares e, ainda, uma boa dose de intimidade com a tecnologia.

No seu dia a dia, ele normalmente precisa dar conta de tarefas e atividades como:

• Negociar com fornecedores de peças, combustíveis e suprimentos em geral

• Manter uma boa relação com as pessoas envolvidas nas operações, diretamente ou não

• Cuidar da manutenção dos veículos em todas as suas vertentes

• Tomar decisões sobre o momento de aumentar, diminuir ou reformular a frota

• Produzir relatórios gerenciais para medir resultados, controlar a produtividade e os custos.

6 dicas práticas para controle de frota

O controle de frota é, antes de tudo, uma atividade estratégica.

Ou seja, ela trata de usar de forma inteligente os dados gerados pelas ferramentas de gestão para que, a partir deles, decisões melhores sejam tomadas.

Uma gestão estratégica é aquela na qual o processo decisório é apoiado por dados e informação.

Ainda que uma certa dose de instinto, capacidade de improviso e bom senso possam ser úteis, no geral, eles serão sempre a exceção que confirma regra.

No caso, a regra é: conheça sua frota em todos os seus aspectos e não deixe de avaliar e medir constantemente a sua performance.

Para isso, procure adotar medidas e ferramentas como:

1. Acompanhe o consumo de combustível

Até mesmo empresas cuja atividade fim não seja o transporte de cargas ou pessoas têm no consumo de combustível um verdadeiro desafio.

Na verdade, uma possível fraqueza só vem a se consolidar quando elas acabam deixando de lado o monitoramento do consumo de combustível de seus veículos.

Por outro lado, controlar o quanto cada veículo consome é também uma tarefa relativamente complexa, mas necessária.

Como medir, por exemplo, o quanto cada carro, moto ou caminhão percorre com um litro de combustível?

Ou melhor, como fazer isso, considerando certas variações, como tamanho da carga, condições de tráfego e estilo de condução de cada motorista?

As respostas a essas perguntas começam a ser dadas quando a empresa utiliza um sistema de gestão de frotas capaz de prover dados estruturados.

2. Tenha um software de controle de frota

Se cada gestor de frota tivesse que registrar o consumo de combustível e cuidar da manutenção dos veículos manualmente, não haveria tempo para mais nada.

Um software de controle de frota é a melhor resposta a esse desafio porque ele mede, calcula e fornece dados em tempo real como nenhum humano seria capaz.

Pelo monitoramento, por exemplo, o gestor se habilita a fazer algo que de outra forma seria impossível: prever o tempo de chegada de um veículo ao seu destino.

Também se torna capaz de avaliar um aspecto que, sem a tecnologia, seria humanamente inviável, que é a análise do modo de conduzir de cada motorista.

Essas são apenas algumas funções de um software de gestão de frotas.

Sendo assim, a escolha deve ser feita com bastante critério, uma vez que cada empresa opera em cenários e condições distintas.

Antes de se decidir por um software de controle de frotas, não deixe de usar a versão de avaliação gratuita.

Procure, ainda, saber se é possível contar com os recursos completos no período de testes.

Veja também se o software conta com funções como:

• Monitoramento completo

• Roteirização

• Controle de gastos

• Controle de manutenção

• Telemetria.

O que é um software de controle de frota de veículos?

Um bom sistema de controle de frota é aquele que é capaz de armazenar dados sobre as viagens feitas pelos veículos da empresa e, a partir disso, gerar benefícios, reduzindo custos, aumentando segurança ou tornando a operação mais eficiente.

Para que isso funcione, são necessárias algumas ferramentas.

Uma delas é uma maneira eficaz de obter dados sobre um veículo – utilizando, por exemplo, um rastreador veicular, capaz de medir as rotas utilizadas, o desgaste e consumo do veículo e até o tempo de deslocamento.

Conectado ao carro ou caminhão e com capacidade para enviar dados por um sistema de comunicação – GPS, radiofrequência ou internet – o rastreador alimenta a base de dados do software de controle de frota.

É dessa maneira que o programa, que pode ser utilizado no computador ou até mesmo num celular, desempenha diversas funções.

É possível, por exemplo, cadastrar os veículos e seus motoristas, bem como as datas de manutenções já realizadas e previstas para o futuro.

O software também permite saber todas as viagens realizadas por veículo, como é o comportamento de cada condutor (se dirige rápido ou faz manobras perigosas, por exemplo) e o tempo das paradas ao longo da viagem.

Essa é uma forma eficaz de não só medir eventuais atrasos, mas também verificar se o motorista está cumprindo com os períodos de descanso previstos na legislação trabalhista.

Com esse tipo de dados, o gestor da frota se habilita a extrair informações e relatórios úteis para o dia a dia da empresa.

App de controle de frota: Como escolher o melhor

Selecionar um software para apoiar na gestão de uma frota é uma tarefa de alto envolvimento.

Não se pode decidir pela sua aquisição de maneira precipitada ou apenas porque um colega de trabalho ou amigo indicou.

Nesse caso, o primeiro ponto a ser destacado é se as soluções da empresa em questão são comprovadamente eficazes.

A melhor forma de confirmar isso é por depoimentos de clientes ou por casos documentados de sucesso.

Em seguida, você precisa avaliar as suas necessidades e se a empresa oferece ferramentas adequadas para satisfazê-las.

E se você não sabe bem identificar do que sua frota precisa, deve recorrer ao sempre válido período de testes para saber se, de fato, o software atende suas demandas.

3. Faça a gestão de custos

Também com o apoio da tecnologia, sua empresa ganha muito mais agilidade e capacidade para realizar o controle dos custos.

Assim sendo, comece definindo quais são os custos fixos e variáveis da sua frota.

Confira abaixo os mais recorrentes:

Custos fixos

• Infraestrutura: incluindo o custo mensal do software de controle de frotas, materiais de escritório, móveis, dentre outros

• Licenciamento: gastos com o licenciamento anual do veículo, cujo valor varia de um estado para o outro

• Impostos: IPVA (cerca de 4% do valor venal de cada veículo) e, junto a ele, o seguro obrigatório DPVAT

• Seguro auto: cotado normalmente em 5% do valor do veículo

• Depreciação: perda de valor de mercado anual que todo veículo sofre.

Custos variáveis

• Combustíveis e lubrificantes

• Rotinas de manutenção

• Pneus

• Multas

• Pedágios

• Estacionamento

• Limpeza

• Seguro de carga.

4. Fique atento aos pneus

O gasto com pneus está entre as principais fontes de despesas de uma frota.

Estudos não faltam para comprovar que os pneus geram gastos consideráveis e que exigem acompanhamento constante.

Um deles, de autores diversos e apresentado no XV Congresso Brasileiro de Custos, sugere que, depois dos combustíveis e manutenção, os gastos com pneus abocanham a terceira maior fatia do orçamento da empresa.

Por isso, não deixe de acompanhar, com a ajuda de um software, o desgaste dos pneus em sua frota e cuide sempre de trocá-los em períodos regulares.

5. Eduque e treine motoristas

A forma de conduzir dos motoristas tem influência decisiva para o consumo de combustível e o desgaste do veículo.

Por isso, além de investir em treinamento e capacitação, procure garantir que eles trabalhem em jornadas conforme as limitações previstas em lei.

Um motorista cansado ou estressado tem maior propensão a dirigir sem observar as boas práticas.

6. Faça sempre a manutenção

A manutenção dos veículos em sua empresa é preventiva, preditiva ou corretiva?

Se a sua resposta foi “não sei”, você tem aí um belo motivo para adotar um controle de frota mais eficiente.

As três têm sua função na gestão de frotas.

Por isso, não deixe de implementar rotinas de manutenção segundo os princípios de cada uma, que incluem, basicamente:

• Prevenir acidentes e prolongar a vida útil de veículos e peças por meio de rotinas programadas de manutenção com troca de óleo, fluidos e pneus

• Prever avarias e agir antes que um mal maior aconteça – ao realizar inspeções para medir índices como consumo de combustível e de emissão de gases

• Corrigir falhas – quando se fizer necessário em urgências ou quando as rotinas preventivas e preditivas assim indicarem.

PARA LER MAIS E FICAR POR DENTRO DA GESTÃO DE FROTA:

Entre para o TELEGRAM DA UNICOM VDO